Le site internet pour opticien qui prend des rendez-vous pendant que vous êtes au téléphone

Votre équipe d'accueil est compétente. Mais elle ne peut tenir qu'un seul téléphone à la fois. Un mardi chargé, le patient qui appelle pour réserver son examen annuel tombe sur la messagerie vocale, décide que c'est plus simple d'aller directement chez l'opticien du centre commercial, et vous ne savez même jamais qu'il a existé.

C'est le vrai problème qu'un site internet pour opticien est censé résoudre. Pas pour faire joli. Pour capter les personnes prêtes à prendre rendez-vous maintenant, répondre à la question qui les retient (le plus souvent sur les remboursements), et les inscrire dans votre agenda sans qu'un coup de téléphone soit nécessaire. Un cabinet indépendant qui fait face aux grandes enseignes et aux opticiens en ligne ne peut pas se permettre de perdre ces patients.

Ce guide est écrit pour l'opticien indépendant qui gère son propre cabinet. Il couvre exactement ce qui doit figurer sur votre site pour remplir deux missions à la fois : remplir la salle d'examen, et vendre l'optique qui paye réellement vos charges.

Commencez par les deux questions que se pose votre visiteur

Quand quelqu'un arrive sur votre site, il ne se demande presque jamais « est-ce un bon opticien ? ». Il part du principe que oui. Il se pose deux questions bien plus simples :

Puis-je obtenir un rendez-vous qui s'adapte à mon emploi du temps, et comment le prendre ?
Ma mutuelle prend-elle en charge, ou vais-je avoir une mauvaise surprise ?

Tout le reste sur la page est secondaire. Un patient qui ne trouve pas votre lien de prise de rendez-vous et qui ne sait pas si vous acceptez sa mutuelle va partir, même si votre photo d'équipe est chaleureuse. Le site entier doit donc être construit pour lever ces deux hésitations le plus vite possible.

Cela signifie que votre page d'accueil ne s'ouvre pas sur un paragraphe sur votre philosophie de soin. Elle s'ouvre avec un titre clair sur les examens de vue complets dans votre ville, un bouton « Prendre rendez-vous », et une ligne sur les mutuelles juste en dessous. L'histoire de votre cabinet vient après, une fois que vous avez rendu la prise de rendez-vous facile.

Rendez la prise de rendez-vous en ligne impossible à manquer

La principale amélioration dont ont besoin la plupart des sites d'opticiens, c'est un bouton de rendez-vous qui suit le patient partout. Placez un bouton « Prendre rendez-vous » en haut à droite de chaque page, et répétez-le en bas de chaque section. Le patient ne devrait jamais avoir à chercher ni à remonter en haut de page pour le trouver.

Derrière ce bouton, soyez honnête sur ce qui se passe ensuite. Il y a deux bonnes options et une mauvaise :

Prise de rendez-vous en temps réel. Le patient voit vos créneaux disponibles et en choisit un. Meilleure expérience, moins d'absences, et cela fonctionne à 22h quand votre cabinet est fermé. Cela vaut la peine de le mettre en place si votre logiciel de gestion le permet.
Demande de créneau. Le patient indique ses disponibilités et ses coordonnées, et votre équipe confirme le lendemain matin. Plus simple à gérer, et bien supérieur à une série d'appels manqués.
Un numéro de téléphone uniquement. C'est la mauvaise option. Chaque patient que vous forcez à appeler pendant les heures d'ouverture est un patient potentiellement perdu au profit d'un concurrent qui lui a permis de cliquer sur un bouton.

Quelle que soit l'option choisie, demandez les bonnes informations dès le départ : nom du patient, première visite ou examen annuel, numéro de téléphone, et mutuelle. Collecter la mutuelle à la prise de rendez-vous permet à votre équipe de vérifier les droits avant l'arrivée du patient, ce qui supprime d'un coup les deux tâches les plus chronophages de votre accueil.

Répondez à la question des remboursements avant qu'elle soit posée

La confusion sur les remboursements est le tueur silencieux des prises de rendez-vous en optique. Les mutuelles forment un monde à part, la plupart des patients ne comprennent pas la différence entre leur assurance maladie et leur complémentaire santé, et beaucoup renoncent plutôt que d'appeler pour se renseigner.

Créez une page sur les remboursements en langage clair, qu'un être humain normal peut réellement lire. Elle doit couvrir :

Les mutuelles avec lesquelles vous êtes conventionné, listées par nom. Les patients cherchent le nom de leur mutuelle.
La différence entre un examen de vue de routine et une consultation ophtalmologique, en un paragraphe honnête. Un patient venant pour un oeil sec ou rouge peut être pris en charge différemment, et le dire clairement évite les mauvaises surprises à l'accueil.
Ce qui se passe si le patient n'a pas de complémentaire, avec votre tarif de secteur et votre éventuelle adhésion à un réseau de soins à prix encadré.
L'acceptation des comptes épargne santé, car de nombreuses familles les utilisent pour payer leurs lunettes en fin d'année.

Vous n'avez pas besoin de publier les tarifs exacts de chaque scénario, et vous ne devez pas prétendre que le système est plus simple qu'il ne l'est. Il suffit de donner l'impression d'un cabinet qui aidera les patients à s'y retrouver, plutôt que de leur faire sentir qu'ils posent une question embarrassante.

Valorisez le rayon optique, car c'est là que se fait le chiffre d'affaires

Voici ce que beaucoup de sites d'opticiens oublient : l'examen amène le patient, mais c'est la vente de lunettes et de lentilles qui paye les charges. Votre site doit donner envie d'acheter ses lunettes et ses lentilles chez vous plutôt que de commander en ligne après être reparti avec une ordonnance.

Montrez votre rayon optique. Des vraies photos de vos présentoirs, pas des images génériques d'une paire de lunettes sur fond blanc. Si vous proposez des marques connues ou une ligne de créateurs, nommez-les. Si vous faites des lunettes en 24h, des montures enfants, des lunettes de sécurité ou des prescriptions solaires et sport, dites-le dans une section dédiée. L'objectif est de planter l'idée, avant l'examen, que choisir ses montures ici sera simple et agréable.

Faites de même pour les lentilles de contact. Une courte section indiquant que vous adaptez les lentilles, que vous avez des essais disponibles et que vous pouvez mettre en place des réapprovisionnements automatiques concurrence discrètement les sites de lentilles en ligne qui capturent autrement ce chiffre d'affaires récurrent. Beaucoup de patients ne savent pas que leur opticien peut leur envoyer directement leurs lentilles.

Photos et preuves qui rendent un cabinet indépendant concret

Les patients qui choisissent un opticien indépendant plutôt qu'une enseigne choisissent une relation. Votre site doit donner le sentiment d'un endroit réel, avec de vraies personnes.

Une vraie photo d'équipe et de courtes biographies. Où l'opticien a été formé, depuis combien de temps le cabinet est ouvert, et quelque chose d'humain. C'est votre avantage sur les grandes enseignes, utilisez-le.
Le cabinet lui-même. Les salles d'examen, les équipements modernes, l'espace d'accueil, les présentoirs. Cela rassure un nouveau patient qui ne sait pas à quoi s'attendre.
Les avis Google sur la page. Intégrez vos meilleurs avis récents directement sur le site. Pour une décision de santé, les mots d'autres patients locaux pèsent plus que tout ce que vous pouvez écrire sur vous-même.
Un message clair pour les enfants et les familles si vous voyez des enfants. Les parents qui prennent des rendez-vous pour toute la famille veulent savoir que vous êtes à l'aise avec les enfants et que vous pouvez prendre tout le monde en une seule visite.

Les pages dont un site d'opticien a vraiment besoin

Vous n'avez pas besoin de vingt pages. Vous avez besoin de quelques pages qui remplissent chacune une fonction :

Accueil : le titre, le bouton de rendez-vous, la ligne sur les mutuelles, et un aperçu rapide des examens et du rayon optique.
Examens de vue : ce que comprend un bilan visuel complet, sa durée, ce qu'il faut apporter, et à quoi s'attendre. Rassurer le nouveau patient.
Remboursements et paiement : la page claire que vous avez construite ci-dessus.
Lunettes et lentilles : votre rayon, vos marques, l'adaptation de lentilles et les réapprovisionnements.
Services spécialisés : sécheresse oculaire, soins médicaux oculaires, gestion de la myopie chez l'enfant, co-gestion LASIK, ou tout ce que vous faites réellement. Ce sont des recherches à forte valeur avec peu de concurrence.
À propos et contact : l'équipe, le cabinet, les horaires, le stationnement, la carte, et le bouton de rendez-vous une dernière fois.

Gardez la navigation courte et placez « Prendre rendez-vous » comme bouton dans le menu, avec un style différent des autres liens pour que l'oeil le trouve en premier.

Ne laissez pas le site se casser sur un téléphone

La plupart des gens vous trouveront sur un téléphone, souvent depuis un parking en train de décider où aller pour leur examen annuel. Si votre bouton de rendez-vous est minuscule, si votre numéro n'est pas cliquable, ou si votre liste de mutuelles est enfouie dans un PDF, vous les perdez. Testez le tout sur votre propre téléphone comme le ferait un patient : cherchez, appuyez, prenez rendez-vous. Si une étape est pénible, corrigez-la avant de vous préoccuper d'autre chose.

Vérifiez aussi que les informations de base sont correctes et identiques partout : nom du cabinet, adresse, téléphone et horaires sur le site, sur votre fiche d'établissement Google (anciennement Google My Business), et dans votre système de prise de rendez-vous. Des horaires contradictoires, c'est le patient qui arrive devant une porte fermée et laisse un avis une étoile.

Créer le site sans devenir webmaster

Vous n'avez pas passé des années à étudier l'anatomie oculaire pour passer vos soirées à vous battre avec un créateur de site. Trois options honnêtes s'offrent à vous :

Le faire vous-même sur Squarespace ou Wix. Le moins cher en argent, mais vous serez propriétaire des mises à jour pour toujours, et connecter une prise de rendez-vous en temps réel demande de la patience.
Faire appel à une agence web spécialisée en santé. Elle fera un travail approfondi, et si vous souhaitez des fonctionnalités avancées ou des portails patients complets, une agence spécialisée est le bon choix. C'est plus coûteux et plus long.
Utiliser un service clé en main si vous voulez un site de qualité agence sans gestion de projet. C'est là que Saynovo s'inscrit : il peut démarrer à partir de la fiche d'établissement Google que vous avez déjà, de sorte que vos nom, adresse, horaires et avis existants sont importés, et la première version de votre site est générée pour vous, gratuitement, avant que vous vous engagiez quoi que ce soit.

Ce que les opticiens apprécient le plus, c'est ce qui se passe après le lancement. Quand vous changez de gamme de montures, ajoutez une consultation sécheresse oculaire, ou voulez mettre à jour vos horaires de vacances, il vous suffit de dire ce que vous voulez changer et le site Saynovo se modifie - sans ticket à envoyer à un développeur, sans attendre une semaine. Pour un cabinet actif qui met régulièrement à jour son rayon et son agenda, modifier le site en parlant est bien plus pratique que de se reconnecter à un outil que vous avez déjà oublié comment utiliser.

Une prochaine étape

Ouvrez votre site actuel sur votre téléphone maintenant et essayez de prendre un rendez-vous pour un examen de vue comme si vous étiez un inconnu. Chronométrez le temps que cela prend et comptez le nombre de pressions nécessaires. Si vous ne pouvez pas prendre rendez-vous en moins de trente secondes, ou si vous ne pouvez pas savoir depuis le site si votre mutuelle est acceptée, c'est votre liste de tâches complète.

Corrigez ces deux choses en premier : un bouton de rendez-vous toujours visible, et une page de remboursements qu'une vraie personne peut lire. Faites cela, et votre site cessera d'être une plaquette pour commencer à faire ce que votre accueil ne peut pas faire un mardi chargé : remplir discrètement les fauteuils d'examen du lendemain pendant que tout le monde est au téléphone.